OKR – Objectives and Key Results არის მიზნების დასახვისა და ლიდერობის უნიკალური ხელსაწყო, რომელიც ერთდროულად ეფექტურია მიზნების დასახვის, გუნდის ჩართულობისა და მისი მიღწევის კონტროლისთვის.
OKR-ის გამოყენება შესაძლებელია როგორც ინდივიდუალური მიზნებისთვის, ასევე გუნდის თუ ორგანიზაციის დონეზე კოლაბორაციისა და საერთო ხედვის ჩამოსაყალიბებლად.
OKR თავისი სტრუქტურით ორიენტირებულია მიზნებისა და ძირითადი შედეგების დასახვასთან ერთად, მისი მიღწევის პროგრესის კონტროლისა და მონიტორინგის ნათელი ხედვის შესაქმნელად.
O – Objectives – მიზნები
OKR აბრევიატურის O შეესაბამება მიზნებს, რომლის მიღწევაც გაქვთ დასახული. მეთოდოლოგია გვასწავლის რომ მიზანი უნდა იყოს შემდეგი მახასიათებლების მატარებელი:
– მნიშვნელოვანი
– კონკრეტული
– მამოძრავებელი
– ინსპირაციული
KR – Key Results – ძირითადი შედეგები
OKR აბრევიატურის KR შეესაბამება ძირითად შედეგებს, რომელიც მონიტორინგს უწევს მიზნების მიღწევის სხვადასხვა ეტაპზე მის პროგრესს. ეფექტური KR (ძირითადი შედეგები)-ები არის:
– სპეციფიკური
– დროში განსაზღვრული
– რეალისტური
ყველაზე მნიშვნელოვანი კი არის შემდეგი ორი მახასიათებელი:
– გაზომვადი
– შემოწმებადი
სწორად ჩამოყალიბებული KR-ები გვეხმარება გავიგოთ დაგეგმილ ვადაში ვაღწევთ თუ ვერ დაგეგმილ ძირითად შედეგებს. არ უნდა არსებობდეს ნაცრისფერი განმარტებები და ეჭვები მიღწევადობის განსაზღვრებაში.
OKR ის გააზრებისას მნიშვნელოვანია ვიცოდეთ რომ O (მიზნები) შეიძლება იყოს 1 თვიანი, 3 თვიანი ან უფრო ხანგრძლივი 1 წლიანი, ხოლო KR (ძირითადი შედეგები) აუცილებლად არის შესაბამის ვადაზე გაწერილი მიზნის მისაღწევად ეტაპობრივად მისაღწევი ძირითადი შედეგები. სწორად მსგავსი მოკლე ვადიანი ძირითადი შედეგების (KR) სწორად გაწერა გვეხმარება მუდმივად ვიყოთ ტონუსში და გვქონდეს რეალური სურათი ჩვენი პროგრესის შესახებ.
OKR-ის შედგენის მეთოდები
ძირითადად OKR მოიცავს ერთ მიზანს და მის დამხმარე 3-5 ძირითად შედეგს.
ეს შეიძლება დაიწეროს როგორც ერთიანი განცხადება, მაგალითად:
“ჩვენი მიზანია პლატფორმის თანამედროვე ტექნოლოგიებზე გადაყვანა წლის ბოლომდე, რისთვისაც საჭიროა მიკრო სერვისების არქიტეტურის გარჩევა და იმპლემენტირება პირველი 2 თვის მანძილზე, ვებ საიტის რედიზაინი შემდეგი 3 თვის მანძილზე და მისი რეაქტ ფრეიმვორქზე გადაწერა მე-7 თვის თავზე, საბოლოო ჯამში კი ჩატვირთვის 1 წამამდე შემცირება.”
ან გამოყენებულ იქნეს OKR სტრუქტურა, სადაც მკაფიოდ განსაზღვრულად წერია მიზანი, ხოლო მის მისაღწევად საჭირო ძირითადი შედეგები ცალცალკე საკითხებად. მაგალითად:
მიზანი: ძლიერი, შეთამაშებული და მოტივირებული მენეჯმენტ გუნდის განვითარება წლის ბოლომდე, რომელსაც შეუძლია ნებისმიერი სირთულის პროექტის მართვა და ჩაბარება.
– KR1: შეიქმნას არსებული გუნდის განვითარების 10 თვიანი გეგმა 2024 წლის აპრილის ბოლომდე, რომელიც იქნება თითოელი დეველოპერის საჭიროებებზე მორგებული და მათი მხრიდან მიღებული. რის შედეგადაც გუნდის თითოეული წევრი შეძლებს წლის ბოლომდე გაიაროს 4 კურსი, მიიღო 2 სერტიფიკატი და შეძლოს დაწინაურება სტატუსის კუთხით.
– KR2: შევინარჩუნოთ არსებული მენეჯერები და შევძლოთ დავიმატოთ 2 ახალი გუნდის წევრი
– KR3: შეიქმნას პერფომანსზე დაფუძნებული ბონუს სისტემა 2024 წლის აპრილის ბოლომდე, მოხდეს სისტემის გუნდში დანერგვა და მხარდაჭერი აქტივობებით კვარტლურად გუნდის 50%-მა შეძლოს რეალური შედეგების მიღება შემუშავებული ბონუს სისტემით.
Top-Down vs. Bottom-Up OKRs
არსებობს რამოდენიმე მიდგომა OKR-ის შესაქმნლეად, მათ შორის გამორჩეულია Top-Down და Bottom-up OKRები.
Top-down OKR-ებისთვის მიზნები დასახულია ტოპ მენეჯმენტისგან/ლიდერებისგან, რომელიც შესაბამისად კასკადურად იშლება დეპარტამენტებში, მენეჯერებსა და ინდივიდუალურ გუნდის წევრებთან, რომლებიც შესაბამისად საკუთარი პასუხისმგებლობის ფარგლებში ადგენენ სპეციფიკურ ძირითად შედეგებს დასახული მიზნის მისაღწევად. OKR-ის შედგენის Top-Down მიდგომა ეხმარება ორგანიზაციას დასახული ტოპ ლეველ მიზნების მისაღწევად გუნდის ჩართულობის გასაზრდელად და ერთი მიზნისკენ გააზრებულად სასიარულოდ.
Bottom-up მიდგომა OKR-ების შესაქმნელად, მიმართულია გუნდის ინდივიდუალური წევრების საჭიროებების გააზრებაზე, მათი ჩართულობის და საკუთრების გრძნობის ასამაღლებლად, მოტივაციის ზრდისა და მათში კრეატიული აზროვნების გასაზრდელად.
ამ ორი მიდგომის ახსნის მიზანია ის რომ გაიაზროთ ორივე და გამოიყენოთ ორივე, რაც დაგეხმარებათ ერთის მხრივ ორგანიზაციის დონის მიზნების გააზრებაში და მიღწევაში, ხოლო მეორეს მხრივ თქვენ შეძლებთ გუნდის წევრების ჩართულობის და მოტივაციის ზრდას.
როგორ დავიწყო OKR ის დაწერა?
პირველ რიგში მნიშვნელოვანია გაითვალისწინოთ რომ გრძელვადიანი მიზნების (თუნდაც 1 წლიანი მიზნების) დაგეგმისას აუცილებელია რამოდენიმე OKR ის დაწერა. 1 OKR ის ფარგლებში იწერება ერთი კონკრეტული მიზანი და მის მისაღწევად 2-დან 5-მდე ძირითადი შედეგი. ერთი OKR ის ფარგლებში რეკომენდირებულია 1 დან 3 თვემდე მიზნების გაწერა, ხოლო პირობითად წლის გეგმების გაწერისას შექმნათ რამოდენიმე ურთიერთ დაკავშირებული OKR-ები.
OKR-ების დაწერისას შემდეგი ფორმულები და სტრუქტურები დაგეხმარება.
OKR-ის ფორმულა
როგორც სურათზე ხედავთ, OKR ის დაწერის ფორმულა მარტივია: ჩვენ <მიზანი>-ს, რომელიც გაზომვადია შემდეგი <ძირითადი შედეგები>-თ.
მიზნის ფორმულა
მიზნის დაწერის ფორმულა ასე გამოიყურება:
როგორც სურათზე ხედავთ, მიზნის ფორმულირება იწყება აქტიური ზმნით, მაგალუთად: შევქმნით, გავზრდით, ავაჩქარებთ და ა.შ.
მიზანი უნდა იყოს: განხორციელებადი, დროშ განსაზღვრული, ამბიციური, მნიშვნელოვანი, კონკრეტული
მაგალითად: გადავჭრათ პორტალზე არსებული გაუთავებელი შეფერხებები (ბაგები) შემდეგი 2 თვის მანძლზე
ძირითადი შედეგების ფორმულა
ძირითადი შედეგები უნდა იყოს მკაფიო, ყოველგვარი გაურკვეველი შინაარსისგან დაცლილი, შავი ან თეთრი და არა ნაცრისფერი. უნდა იყოს დათვლადი და მაქსიმალურად დატვირთული რაოდენობრივი მაჩვენებლებით.
ერთი მიზნის ქვეშ სასურველია არსებობდეს 2-დან 4-მდე ძირითადი შედეგი.
მაგალითად:
– შემცირდეს ხარვეზების რაოდენობა 30% დან 5% მდე
– შემცირდეს ხარვეზის აღმოჩენიდან მოგვარებამდე პერიოდი 4 სამუშაო საათამდე
– მოხმარებლის საპორტ ქეისებზე რეაგირების დრო შემცირდეს 2 წუთამდე, ხოლო მოგვარების დრო 20 წუთამდე
OKR-ების შექმნის და მიღების პროცესის მართვა
გაითვალისწინეთ რომ OKR-ების მეთოდი არის კოლაბორაციაზე დაფუძნებული, რაც შესაბამისად საჭიროებს სწორ მიდგომებს ორგანიზაციის შიგნით OKR ების შექმნის და შემდეგ მიღების გზაზე. სწორედ ამ პროცესის სამართავად გთავაზობთ 5 ნაბიჯს.
1. მიზნის შესახებ საუბრები უპირველეს ყოვლისა!
მნიშვნელოვანია რომ OKR ის შექმნისას გაითვალისწინოთ ერთის მხრივ ორგანიზაციის მიზნები და საჭიროებები, ხოლო მეორეს მხრივ გუნდის შესაძლებლობები და საჭიროებები. სწორედ ამისთვის პირველი ნაბიჯი ეთმობა საუბრებს.
ესაუბრე გუნდის წევრებს, დაუსვით კითხვა: “რა შეიძლება იყოს შემდეგი 3 თვის მანძილზე (ან სხვა პერიოდში) ყველაზე მნიშვნელოვანი 3,4,5 მიზანი”, კითხეთ: “თუ რატომ არის ეს მათვის მნიშვნელოვანი”, ხშირად გაიმეორეთ კითხვა “რატომ”, ეს ეხმარება თქვენი გუნდის წევრებს იყვნენ უფრო გახსნილები და უფრო მნიშვნელოვანი ინფორმაციის მომწოდებლები.
თუ გაქვთ უკვე გარკვეული მიზნები, არ გამოტოვოთ გუნდის წევრებთან საუბრების, დისკუსიის და მათი აზრების მოსმენის ეტაპი. გააცანით საორიენტაციო მიზანი და მოუსმინეთ მათ შეხედულებებს. მსგავს შემთხვევაშიც დაუსვით “რატომ” კითხვები.
გაითვალისწინეთ რომ ეს არ უნდა იყოს მხოლოდ Top-down პროცესი, აუცილებელია Bottom-up პროცესის შენარჩუნება. ესაუბრეთ როგორც თქვენს ქვევით მდგომს გუნდის წევრებს, თქვენს ჰორიზონტალურ დონეზე მყოფს და თქვენს ზევით მყოფ მენეჯერებსაც.
2. შექმენი მიზნის დრაფტ ვერსია და გაუზიარე გუნდს
გუნდთან საუბრის შედეგად შექმნილი მიზნის დრაფტ ვერსია გაუზიარე ისევ გუნდს, და მოუწოდე მათ მოგცენ უკუკავშირი. არ კითხოთ აქვთ თუ არა კითხვები, აუცილებლად სთხოვეთ რომ მოგცენ დრაფტ ვერსიაზე 2-3 უკუკავშირი, ან სხვა რედაქცია ან რჩევა. მსგავსი მოწოდება შექმნის ღია აზრივნების გარემოს, რაც უბიძგებს გუნდის წევრებს იყვნენ უფრო მოტივირებულები უკუკავშირზე.
3. გაზარდეთ გუნდის ჩართულობა ძირითადი შედეგების შექმნის პროცესში
როგორც კი შექმნით და დაადასტურებთ მიზნებს, მოუწოდეთ გუნდის წევრებს მოგაწოდონ მათი ხედვით ის ძირითადი შედეგები, რისი შესრულებაც მნიშვნელოვანია მიზნის მისაღწევად. დააორგანიზეთ ბრეინშორმინგ სესიები, შეხვედრები რის შედეგადაც შეძლებთ დაინახოთ და მიიღოთ გუნდის მიერ შექმნილი ძირითადი შედეგების დიდი სია.
4. კოლექტიურად დააპრიორიტეტეთ ისინი
კოლაბორაციული მუშაობით, გაიაზრეთ, ისაუბრეთ თითოეული ძირითადი შედეგის მნიშვნელობაზე და დააპრიორიტეტეთ ისინი. შეარჩიეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი 2-5 ძირითადი შედეგი, რომელსაც აღიარებთ ერთად და დაგეგმავთ მიზნის მისაღწევად.
5. გაუზიარე გუნდს შექმნილი OKR-ები
გაითვალისწინეთ, რომ ორგანიზაციული დონის OKR-ების მისაღწევად, გუნდებში და ინდივიდუალურ დონეზე შესაბამისი პასუხისმგებლობის ფარგლებში შესაძლებელია შეიქმნას მათი გუნდური თუ ინდივიდუალური OKR-ები, ან სამოქმედო გეგმები. შესაბამისად OKR ების გუნდში გაზიარება და მისი შესრულების კონტროლის და მონიტორინგის მუდმივი პროცესი უნდა დაიგეგმოს ერთობლივად და უნდა იყოს გაზიარებული თითოეული გუნდის თუ ინდივიდის მიერ.
და ბოლოს
დაიმახსოვრეთ, უმნიშვნელოვანესია ნებისმიერი ზომის და წონის წარმატების აღნიშვნა და წარუმატებლობების გააზრება და მისგან სწავლა. აღნიშვნისას წარმატების ინფორმაციები აუცილებლად მიაწვდინეთ მაქსიმალურად მეტს ორგანიზაციის დონეზე რაც გაზრდის შემსრულებლის მოტივაციას. გამოიყენეთ შესაძლებლობა და თითოეული წარმატება დაუკავშირე იმ დიდ მიზნებს და იმ დიდ სურათს თუ რატომ არის ესეთი მნიშვნელოვანი მათ მიერ შექმნილი თუნდაც მცირე წარმატება.
გუნდის მიერ აღიარებულ OKR-ებს სჭირდება მუდმივი რეტროსპექტივა: თუ რა წავიდა კარგად, სად არის შეფერხებები, რა არის გასაუმჯობესებელი.
